Acondicionamento e transporte de amostras

A presente cartilha tem como objetivo orientar os hospitais e clínicas médicas parceiros do laboratório Anatomia – Patologia Diagnóstica sobre acondicionamento e conservação de amostras biológicas para a realização de exames anátomo patológicos, de citologia, de imunohistoquímica e/ou hibridização in situ. Ressaltamos que para a elaboração do presente material foram consideradas as normas e orientações de boas práticas essenciais para a garantia da qualidade dos exames realizados, pois a correta identificação, preservação e encaminhamento ao laboratório estão intimamente ligados a segurança do diagnóstico eficiente.

1. Identificação e dados clínicos do paciente no pedido médico, amostra e lista de rastreabilidade (protocolo).

Na área da saúde um dos protocolos mais importantes é o protocolo de segurança do paciente e, nesse sentido, a sua aplicação para que o laboratório possa realizar os exames com qualidade, segurança e agilidade começa com a identificação adequada e compatível entre o paciente, sua amostra biológica (armazenada em recipientes específicos), o pedido médico e a lista de rastreabilidade utilizada no momento do protocolo de entrega dos itens pelo hospital e/ou clínica parceiros. Os dados do pedido médico direcionam todo o cadastro do exame e, de certa forma, indicam os caminhos mais eficazes a serem seguidos durante as análises macro e microscópicas.

1.1 Informações necessárias:

 Identificação do paciente (nome completo, data de nascimento, Sexo, CPF - se particular, dados do convênio ou pagamento quando particular)
 Identificar os pedidos com os mesmos dados das embalagens que contêm a(s) amostra(s);
 Tipo de exame solicitado;
 Natureza da amostra (descrição anatômica);
 Informações clínicas relevantes relacionadas a situação atual do paciente e informações sobre patologias prévias;
 Carimbo com nome e CRM do médico que solicitou o exame;
 Assinatura do médico;
 Assinatura do paciente na guia do convênio;
 Data e horário da coleta da amostra;

Notas:

 Biopsias ósseas deverão conter informações precisas sobre a topografia da lesão (epífise, metáfise, diáfise, medular, cortical e outros), bem como dados dos exames de imagem. (Se possível encaminhar as imagens e laudos).
 Atentar-se para os dados dos laudos endoscópicos do paciente, registrando as informações no pedido.

2. Acondicionamento e preservação das amostras

Material	Acondicionamento	Temperatura/Prazo de envio
Biópsias de pequenos fragmentos	Embalagem primária: frascos plásticos com tampa, contendo formol a 3,7%. Embalagem secundária: saco plástico. Embalagem terciária: embalagem rígida,resistente com material absorvente no interior.	Não precisa refrigerar. Temperatura ambiente. Idealmente até 3 dias.
Peças cirúrgicas	Embalagem primária: sacos plásticos. Embalagem secundária: embalagem rígida, resistente, com material absorvente no interior	Não precisa refrigerar. Temperatura ambiente. Idealmente até 3 dias.
Líquidos Puncionados para anatomia em cavidades do tipo pleural, peritoneal ou cisto mamário.	Embalagem primária: frascos plásticos com tampa sem fixador. Embalagem secundária: saco plástico. Embalagem terciária: embalagem rígida,resistente com material absorvente no interior.	Geladeira ou caixa térmica com temperatura monitorada entre 2ºC e 8ºC. Enviar ao laboratório preferencialmente no mesmo dia da coleta e, no máximo, até o dia seguinte. Ou seja, atentar-se para coletas nos dias próximos a finais de semana ou feriados.
Esfregaço em lâmina para Citologia	Embalagem primária: frascos plásticos com tampa contendo álcool hidratado 92,8ºC. Embalagem secundária: saco plástico. Embalagem terciária: embalagem rígida, resistente com material absorvente no interior.	Não precisa refrigerar. Temperatura ambiente.
Lâminas Prontas E/Ou Blocos De Parafina Contendo Amostras Respectivamente Já Coradas E Fixadas.	Embalagem primária e secundária: fornecidas pelo laboratório que realizou a primeira análise. Embalagem terciária: saco plástico. Embalagem terciária: embalagem rígida, resistente com material absorvente no interior.	Não precisa refrigerar. Temperatura ambiente.
Obs: A embalagem terciária não pode conter pedidos de transporte ou quaisquer outros documentos não previstos na normativa.

2.1 CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO DE AMOSTRAS

• Identificação correta e com coerência entre o pedido, amostra e lista de rastreabilidade (protocolo).
• Requisição de exames pertinentes ao nosso serviço.
• Conservação da amostra conforme quadro apresentado no item 2.

Obs: Caso o material seja recebido com alguma restrição, autorizada pelos patologistas do laboratório, ele será sinalizado com a informação de forma clara e objetiva, utilizando o carimbo “Recebimento com a restrição:________”. Sendo registrado o nome do patologista responsável pela autorização e o funcionário do hospital ou clínica parceiros que está ciente da restrição. E o caso deverá ser tratado de forma a minimizar os impactos da inadequação para a qualidade e segurança do exame.

2.2 CRITÉRIOS DE REJEIÇÃO DE AMOSTRAS

• Exames não realizados no Anatomia (Ex: cultura, cariótipo, Patologia molecular, imunofluorescência e exames histoquímicos para doença neuro-muscular degenerativa, etc);
• Identificação incorreta do paciente, ou incompatibilidade entre o protocolo, a amostra e pedido médico;
• Ausência de dados como: nome completo, data de nascimento, gênero, dados do convênio e carimbo do médico solicitante, sem a possibilidade de adequação remota, com a garantia da segurança;
• Amostra sem pedido médico;
• Pedido médico sem amostra;
• Temperatura inadequada em caso de líquidos e punções (Fora da faixa permitida: entre 2º e 8ºC.)

Obs: No caso de amostra única consultar o médico patologista sobre a aceitação ou não da amostra indesejada. Caso seja recebida com restrição proceder como no caso do item 2.1 sobre o Recebimento com restrição. Se a orientação direcionar para o não recebimento até que a inadequação seja solucionada, o responsável pelo transporte deverá preencher Planilha de rejeição de amostras, solicitando a assinatura do responsável do setor do hospital ou clínica para o qual foi apresentada a situação. Se alguma inadequação for percebida após o recebimento do pedido ou amostra no laboratório e seja necessária a devolução desses itens para a solução do problema, será preenchido o Termo de Devolução que deverá ser assinado pelo responsável do setor hospitalar ou da clínica que receber os itens não conformes de volta.

3 RASTREABILIDADE

Todos os pedidos médicos e amostras deverão estar registrados em formulário próprio para controle da instituição parceira (Hospitais) contendo os dados do exame, o nome do funcionário da instituição que preparou os itens, a data, carimbo e a assinatura do funcionário do laboratório que retirou o material. Assim, o protocolo de rastreabilidade das amostras utilizado pelo transporte será a cópia desse formulário da instituição, que será disponibilizado pelo funcionário responsável pelo atendimento. Além do protocolo, o Registro do Transporte de Material Biológico Humano deverá acompanhar os itens sendo preenchido no ato da retirada dos materiais pelo transportador.

4 SEGURANÇA

Os veículos utilizados para transporte das amostras biológicas passam por higienização diária com álcool 70º em todos os compartimentos de contato com as embalagens terciárias, sendo todo o processo registrado. O laboratório mantém treinamentos periódicos em biossegurança e disponibiliza todos os EPIs e FISPQs aplicáveis para a equipe do transporte.

5 REFERÊNCIAS

RDC 786, de 5 de maio de 2023.
RDC Nº 504, de 27 de maio de 2021.
Manual de boas práticas em Patologia. Emílio Assis. São Paulo: Sociedade Brasileira de Patologia, 2020.
Resolução CFM nº 2.169/2017.
Laboratory methods in histotechnology. Prepared by the Armed forces institute of pathology.
Published by the American Registry of pathology. Washinton D.C.1992.
Técnica histological em Anatomia Patológica com instruções para o cirurgião, enfermeira e citotécnicos. Jorge Michalany - 3ª edição. São Paulo Editora Michalany LTDA 1998.